T.T.K.MADDE 617-(1) Genel kurul müdürler tarafından toplantıya çağrılır. Olağan genel kurul toplantısı, her yıl hesap döneminin sona ermesinden itibaren üç ay içinde yapılır. Şirket sözleşmesi uyarınca ve gerektikçe genel kurul olağanüstü toplantıya çağrılır. (2)Genel kurul, toplantı gününden en az onbeş gün önce toplantıya çağrılır. Şirket sözleşmesi bu süreyi uzatabilir veya on güne kadar kısaltabilir. (3)Toplantıya çağrı, azlığın çağrı ve öneri hakkı, gündem, öneriler, çağrısız genel kurul, hazırlık önlemleri, tutanak, yetkisiz katılma konularında anonim şirketlere ilişkin hükümler, Bakanlık temsilcisine ilişkin olanlar hariç, kıyas yoluyla uygulanır. Her ortak kendisini genel kurulda ortak olan veya olmayan bir kişi aracılığıyla temsil ettirebilir. (4)Herhangi bir ortak sözlü görüşme isteminde bulunmadıkça, genel kurul kararları, ortaklardan birinin gündem maddesi ile ilgili önerisine diğer ortakların yazılı onayları alınmak suretiyle de verilebilir. Aynı önerinin tüm ortakların onayına sunulması kararın geçerliliği için şarttır.
1 Gebze Ticaret Sicil Müdürlüğü´ne hitaben dilekçe (Dilekçe şirketi temsil ve ilzam yetkilileri tarafından imzalanmalı şayet dilekçenin vekaleten imzalanması durumunda vekaletnamenin noter tasdikli aslı veya noter tasdikli sureti ile vekaleten imza atanın noter tasdikli imza beyannamesinin aslı)
2 Sermayenin azaltılmasına ilişkin müdürler kurulu raporunun onaylandığı ve sermayenin azaltılmasının ne tarzda yapılacağının gösterildiği sermaye azaltılmasına dair Genel Kurul Kararı’nın noter onaylı örneği 1 adet asıl,
3-Hazirun cetveli asıl imzalı
Not: Tek pay sahipli şirketlerde başkanlık oluşturulması ile genel kurul toplantısına katılabilecekler listesinin hazırlanması zorunlu değildir.
4-Sermayenin azaltılmasının sebepleri ile azaltmanın amacı ve azaltmanın ne şekilde yapılacağını gösterir müdürler kurulunca hazırlanmış ve genel kurulu tarafından onaylanmış sermayenin azaltılmasına ilişkin rapor.1 adet asıl imzalı.
5-Sermayenin azaltılmasına rağmen şirket alacaklılarının haklarını tamamen karşılayacak miktarda aktifin şirkette mevcut olduğunun belirlenmesine ilişkin yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir raporu ya da denetime tabi şirketlerde denetçinin bu belirlemelere ilişkin raporu.
Raporu hazırlayan kişinin faaliyet belgesi.
6-Şirket sözleşmesinin sermaye maddesinin değişiklikten sonraki yeni duruma uyarlanmış metni.
7-Şirket alacaklılarına yedişer gün arayla üç defa çağrı yapıldığına dair sicil gazetesi örnekleri.
8-Alacakların ödendiği veya teminat altına alındığını gösteren belge örnekleri.
9-Sermaye, zararlar sonucunda bilançoda oluşan bir açığı kapatmak amacıyla ve bu açıklar oranında azaltılacak olursa, müdürler kurulunca alacaklıları çağırmaktan ve bunların haklarının ödenmesinden veya teminat alınmasından vazgeçilmiş ve buna ilişkin müdürler kurulu kararı müdürlüğe ibraz edilmiş ise 7 ve 8 inci maddelerde belirtilen belgeler aranmaz. Ayrıca Şirket sözleşmesinde öngörülen ek ödeme yükümlülüklerinin tamamen ödendiğini gösteren belge ek olarak müdürlüğe verilir,
10-Beyanda bulunan alacaklı bulunmadığı takdirde 3. ilan tarihinden 2 ay sonraki tarihte hazırlanmış bu hususa ilişkin müdürler kurulu beyanı
11-Alacaklılara verilen 2 aylık sürenin sona ermesinden ve beyan edilen alacakların ödenmesinden veya teminat altına alınmasından sonra yukarıda sayılan belgeler ile azaltımın tescili talep edilebilir.
12-Şirket sözleşmesi değişikliği Bakanlık veya diğer resmi kurumların iznine veya uygun görüşüne tabi olan şirketler için bu izin veya uygun görüş yazısı.
Tüm ortakların toplantıya katılmadığı hallerde tescil müracaatına, davet ilanına ait Ticaret Sicil Gazete sureti ile iadeli taahhütlü bildirime ait belgeler eklenmelidir. Ayrıca esas sözleşme de özel çağrı usulü var ise bu usule ilişkin belgeler de eklenmelidir.
**Genel kurul toplantısına vekaleten katılım var ise genel kurul esasları ile ilgili yönetmeliğe uygun hazırlanmış noter tasdikli vekaletname aslı
ÖNEMLİ
Esas sözleşme madde tadillerinde (sermaye artırımı,merkez nakli, unvan değişikliği vb. diğer değişen maddeler) mutlaka önce MERSİS sistemine giriş yapılması ve sistemden esas sözleşmenin son haline bakılarak orada oluşan madde ile karardaki maddelerin bire bir aynı olması hususuna dikkat edilmesi gerekmektedir. Aksi taktirde karar ile MERSİS sistemin arasında yazım farklılıkları olması durumunda kararların değişmesi zorunluluğu doğmaktadır.